Mis en place – oder: Wie man «Projekte kocht»

Projekte kochen wie die französischen Küchenprofis

Mis en place – oder: Wie man «Projekte kocht»

Was wir von der französischen Küche für das Projektmanagement lernen können. Und was das mit Agile und Lean zu tun hat.

Mis en place – oder: Wie man «Projekte kocht»

Die Vorbereitung

«Mis en place» ist französisch und bedeutet «Bereitstellung».

Es kommt aus dem Gastgewerbe und bezieht sich im Restaurant auf das Decken der Tische. In der Küche bedeutet es, zunächst die notwendigen Zutaten und Gewürze bereitzustellen und vorzubereiten, damit sie reibungslos «verkocht» werden können.

Für mich als Kochlaien eröffnete «mis en place» überhaupt erst den Zugang zum Kochen: Liegen alle Zutaten bereit, im richtigen Zustand und mit dem richtigen Gewicht, vereinfacht sich die Zubereitung allein schon dadurch, dass ich mich voll und ganz auf den Ablauf konzentrieren kann.

Scheitere ich hingegen schon mit der Vorbereitung der Zutaten, brauche ich mit der Zubereitung gar nicht erst zu beginnen, weil sie definitiv scheitern würde.

Das Risiko, dass mitten in der Kochaktion unerwartet notwendige Ressourcen fehlen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, wird also von Anfang an kontrolliert.

Und es gibt kaum etwas frustrierenderes als mit wachsendem Hunger und Frust vor einem abgebrochenen Kochprojekt zu stehen!

Mis en place ist also eine Methode, mit der sich Kochprojekte risikoarm und effektiver umsetzen lassen.

Was können wir von mis en place für das Projektmanagement im Allgemeinen lernen?

Der Arbeitsplatz

Zunächst einmal muss sich mis en place immer auf einen spezifischen Kontext beziehen.

In einem Restaurant kann es der gedeckte Tisch sein oder beim Kochen die Arbeitsvorbereitung in der Küche.

Während sich das japanische 5S1 auf die allgemeine Vorbereitung des Arbeitsplatzes oder der Werkstatt bezieht, geht es hier um die konkrete Vorbereitung eines Kochprojekts – oder die Konkretisierung des gesamten Arbeitstages.

In Bezug auf ein Projekt geht es um die Definition des Projekts, die idealerweise in Form einer Projektcharta oder Projektmission explizit gemacht wird. Der Arbeitsplatz, die Arbeitsumgebung des Projekts muss also zunächst klar definiert werden.

Dazu gehören auch die für die Kommunikation erforderlichen Instrumente sowie die Gestaltung der Kommunikation selbst, wenn das Projekt beispielsweise aus der Ferne mit virtuellen Teams durchgeführt werden soll.

Dazu gehört auch die Liste der Stakeholder, d.h. der Personen, die Einfluss auf den Projekterfolg haben und in welcher Rolle sie mitwirken (können/sollen).

Diese Massnahmen definieren den Projektkontext und grenzen ihn systematisch von der Umwelt ab.

Mis en place bedeutet für das Projektmanagement, dass alle bekannten Erfolgsbedingungen im Voraus bereitgestellt werden sollten.

Die Agilität?

Alle diese Massnahmen sind auch im agilen Projektmanagement notwendig.

Allerdings ist es nicht die Stärke der agilen Methoden, vorauszudenken: Die Idee ist vielmehr, Entscheidungen spätestens dann zu treffen, wenn man genau weiss, warum2.

Agile Methoden entscheiden möglichst spät

Da in agilen Projekten zu Beginn nicht klar definiert ist, wie das Ergebnis genau aussehen wird, wird dieser Zeitpunkt – genau zu wissen, warum eine Zutat benötigt wird – regelmässig sehr spät kommen3.

Denn das konkrete Projektergebnis entsteht schrittweise – von der Vision zum konkreten Produkt durch das kollaborative Denken, das den Projektentwicklungsprozess begleitet.

Zum Kochen scheint sich der agile Ansatz übrigens nicht zu eignen; man will in der Regel von Anfang an wissen, was (und wann) man essen will.

Wenn jemand auf agile Weise bekocht werden soll, würde ich das mit Vorsicht geniessen – wenn überhaupt etwas dabei herauskommt, das man servieren kann.

Die Mittel

Mis en place setzt voraus, dass ich von Anfang an genau weiss, welche Zutaten (Ressourcen) ich brauche und dass ich sie rechtzeitig bereitstellen kann. Das Ziel sollte also von Anfang an feststehen und die Ressourcen, die ich brauche, um es zu erreichen.

Im agilen Projektmanagement nach Scrum bereite ich auch die Zutaten vor, aber nur für einen begrenzten, überschaubaren Zeitraum, für einen Sprint.

Zumindest die Aktivitäten, die ich auf jeden Fall brauche, um das Projekt abzuschliessen, muss ich aber auch von Anfang an im Blick haben. Mis en place bedeutet also, auch in agilen Projekten den Projektabschluss im Auge zu behalten und dafür Vorsorge zu treffen.

Sonst besteht die Gefahr, dass ich das Gericht gar nicht servieren kann, weil ich nicht bedacht habe, dass es auch betrieben werden muss oder dass noch eine behördliche Genehmigung erforderlich ist.

Auch bei mis en place werden die Zutaten im Vorfeld konkret vorbereitet, d.h. sie werden in die richtige Form gebracht, geputzt, zugeschnitten, gewogen oder eingelegt.

Dementsprechend sind Vorkehrungen zu treffen, dass externe Ressourcen zur Verfügung stehen, entsprechende NDAs und Verträge rechtzeitig abgeschlossen sind, Verfügbarkeiten und geplante Abwesenheiten (Urlaube) rechtzeitig geklärt sind.

Die Vorbereitung

Mis en place entspricht der Idee von Just in Time, nämlich dass die spezifischen Zutaten genau dann bereitstehen, wenn sie gebraucht werden.

Die Vorlaufzeit zur eigentlichen Produktion wird durch mis en place auf das tatsächlich Notwendige verkürzt.

Mis en place ermöglicht bei entsprechender Koordination auch eine saubere Aufgabentrennung, da die Vorbereitung der Zutaten und die Zubereitung von verschiedenen Personen durchgeführt werden können.

Die Vervollständigung

Mis en place bedeutet nicht nur, dass ich von Anfang an weiss, wo ich hin will (was ich kochen will), sondern dass ich auch von Anfang an ein Rezept habe, das genau beschreibt, welche Zutaten und welche Schritte mich dorthin bringen.

Mis en place eignet sich also für durchplanbare Aufgaben, bei denen ich mit wenigen Verfahrensabweichungen und Risiken rechne.

Habe ich hingegen ein geringes Mass an Planbarkeit, fällt es mir schwer, die notwendigen Zutaten konkret zu benennen.

In diesem Fall kann ich mir bestenfalls einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen verschaffen, damit ich weiss, wo und wie ich im Falle von Widrigkeiten vorgehen muss. (Methodisch kann dies wiederum durch die Realoptionstheorie unterstützt werden).

Der Flow

Durch die frühe Reduktion von Abhängigkeiten kann der eigentliche Kochvorgang flüssig und störungsfrei ablaufen. Es entsteht ein Flow, ein Ziel des Lean Managements[^flow].

Die Zusammenfassung

Obwohl mis en place sich auf die Arbeitsvorbereitung beim Kochen bezieht, können wir viel davon lernen, wenn wir ein Projekt vorbereiten und managen.

Während beim Kochen das gewünschte Gericht, die Küche und die Arbeitsmittel in der Regel bereits explizit definiert sind, muss dies im Projektmanagement zu Beginn aktiv geschehen.

Erst eine solche Projektdefinition, idealerweise als explizit kommunizierter Projektauftrag, erzeugt die systemische Wirksamkeit eines Projektes.

Die Definition der notwendigen Bestandteile als benötigte Ressourcen zur Zielerreichung klärt frühzeitig die Projektanforderungen und reduziert das spätere Scheitern eines Projektes.

Die eigentliche Projektdurchführung profitiert von dieser Vorbereitung und kann mit optimierter Ressourcenauslastung und verkürzter Durchlaufzeit abgewickelt werden.

Die Phase inception des «Disciplined Agile Delivery»–Ansatzes4 dient demselben Zweck wie mis en place: Mit dem Ziel vor Augen können Projekte sicherer und vorhersehbarer umgesetzt werden.

Mit mis en place wird sowohl ein Just in Time für ein bestimmtes Projekt als auch ein 5S für eine optimale Arbeitsplatzgestaltung umgesetzt.

Agiles Projektmanagement widerspricht dem mis en place Prinzip, wenn der Fokus einseitig auf funktionalen Anforderungen liegt und nicht–funktionale Anforderungen sowie der Projektabschluss nicht von Anfang an eingeplant werden.

Disciplined Agile Delivery sorgt dafür, da bereits in der Inception–Phase das mis en place sichergestellt werden sollte.

Und mit Bezug auf 5S, just in time und Flow setzt «mis en place» gleich drei zentrale Konzepte des Lean Management in der Küche um.

Die Referenzen


  1. 5S bezieht sich auf die japanische Methode zur Gestaltung des Arbeitsplatzes. Die 5S stehen für: 5S/5C: Seiri = Sortieren (Ausmisten), Seiton = In Ordnung bringen (Konfigurieren), Seiso = Glänzen (Reinigen & Prüfen), Seiketsu = Standardisieren (Konformität), Shitsuke = Durchhalten oder Selbstdisziplin (Gewohnheit & Übung). ↩︎

  2. https://www.infoq.com/articles/real–options–enhance–agility/ ↩︎

  3. Häufig kommt er sogar zu spät, weil sich compliance– oder sicherheitsrelevante Massnahmen nicht mehr sinnvoll nachholen lassen. ↩︎

  4. https://www.pmi.org/disciplined–agile, https://disciplinedagiledelivery.wildapricot.org/ ↩︎